Ferramentas e tecnologias financeiras

Sistema de Cobranças Automatizadas: é possível melhorar o processo de cobrança da empresa e ainda ganhar tempo

Sistema de Cobranças Automatizadas: é possível melhorar o processo de cobrança da empresa e ainda ganhar tempo

11 de jul. de 2024

por Regina Colon

Gaste menos tempo com o Cobranças Automatizadas do Granatum
Gaste menos tempo com o Cobranças Automatizadas do Granatum
Gaste menos tempo com o Cobranças Automatizadas do Granatum

Sabe qual é um dos maiores desafios de uma empresa de serviço?

Cobrar e, principalmente, receber.

Imagina comigo:

Você é dono de uma academia, com os melhores equipamentos, um nome chamativo, uma estrutura moderna, música empolgante e uma mensalidade competitiva para a região. 

Depois de três meses de funcionamento, os clientes não param de crescer e você vê a conta da empresa crescendo e não se preocupa com mais nada, só em divulgar e melhorar a estrutura.

Após seis meses, a quantidade de matriculados entra em uma linha constante, sem aquele crescimento exponencial do começo, o que é normal. Só que você começa a perceber que, nesses seis meses, a sua conta no banco não cresceu tanto assim como o número de clientes.

E, analisando, a planilha de fluxo de caixa que a gerente utiliza para subir os ganhos e gastos, o valor de ganho com o número de matriculados mês a mês não bate. Aí percebe que alguma coisa deve estar errada.

Engraçado, porque a gerente usa o sistema que  você mesmo desenhou:

No primeiro dia, o cliente paga a matrícula + 1a mensalidade do plano escolhido e, depois, recebe por WhatsApp a cobrança de cada mês seguinte.

Se todos os clientes estão recebendo as cobranças todo mês, o que pode estar acontecendo? Ora ora, Sherlock, essa é fácil de entender.

Tem muito aluno não pagando todo mês e você nem a sua equipe conseguem acompanhar os mais de 200 alunos que a academia tem com planos mensais, semestrais e anuais. É muito comprovante de pagamento para validar, não é mesmo?

Organizar esse tanto de cliente, com esse tanto de cobrança, com esse tanto de comprovante, mais todo o resto do financeiro da academia e todos os outros departamentos que você e sua equipe absorvem diariamente, não é uma tarefa simples de executar! E está tudo bem - não para essa empresa no caso, mas calma que é fácil de resolver.

Agora voltando para realidade:

Sem um sistema de cobranças automatizadas, fica muito difícil controlar os vários pagamentos que uma empresa recebe, seja academia, clínica médica, pet shop, escola, universidade e muitos outros serviços que recebem mensalmente ou de forma recorrente de um número expressivo de clientes - a partir de 10 já começa a ficar bem complicado, viu, #dica.

Por isso que, sem dúvida, o melhor a fazer é contar com um sistema de cobranças automatizadas que faça esse trabalho para você!

E o que é a funcionalidade de Cobranças Automatizadas do Granatum?

Cobranças Automatizadas, uma das funcionalidade do Granatum, é a possibilidade de automatizar todo o processo de cobrança da sua empresa para os seus clientes. É mais do que abandonar aquele demorado arquivo de remessa e retorno do banco. Nosso sistema faz a emissão, envia lembretes e oferece a possibilidade de 2ª via, sem taxa de saque ou cancelamento. Tudo isso e muito mais, de forma rápida e automatizada em um fluxo de cobrança completo.

No mercado de softwares existe uma gama de empresas que oferecem este serviço, mas cá entre nós, nenhum é melhor que o do Granatum. E eu não falo isso por falar. Vou te mostrar o porquê disso em 3 maneiras.

  1. Cobranças Automatizadas do Granatum - em vídeo;

  2. Cobranças Automatizadas do Granatum - em texto;

  3. Cobranças Automatizadas do Granatum - em tópicos de ajuda.

1 - Cobranças Automatizadas do Granatum - em vídeo

Veja o vídeo abaixo que eu te mostro, na minha tela, como funciona essa nossa funcionalidade:

2 - Cobranças Automatizadas do Granatum - em texto

Quando você faz o seu cadastro no Granatum, precisa tirar um tempo para configurar tudo certinho, suas contas, seus centros de custos, categorias e se familiarizar com o sistema.

Não é nada complexo e nossa equipe de atendimento vai te ajudar de pertinho, desde o primeiro dia de teste - além disso, podemos fazer até a sua configuração completa com o nosso serviço de BPO, hein?

Depois dessa base configurada, pensando exclusivamente na funcionalidade de Cobranças Automatizadas, você pode, primeiro, cadastrar os seus clientes na aba de Clientes (pode importar lista ou cadastrar um a um) ou ir direto para a aba de Cobranças Automatizadas.

Lá, vai se deparar com essa funcionalidade que os nossos clientes amam e não vivem sem! Logo será você, aguarde.

É interessante ir em Configurações e organizar aquelas informações que vão se repetir para todas as cobranças, como "Dados padrões para emissão de boletos" e a nossa ferramenta profissional de Email Personalizado para envio da cobrança. Nome da sua empresa, logo, texto e até automação para incluir o nome do cliente que receberá o email. Só com isso você já sai do 1.0 para o 2.0 na visão do cliente, olha só:

Bom, feito isso, você começa a registrar suas cobranças, colocando a conta a ser recebida, cliente a ser cobrado, data de vencimento e a periodicidade com que essa cobrança será realizada.

É lindo poder criar o registro uma vez e ter a cobrança enviada para o cliente todos os meses seguintes! Isso agiliza e muito o seu trabalho!

Além disso, ver a fatura também personalizada com a identidade da sua empresa, é um ganho enorme na profissionalização do seu serviço.

Depois disso, o registro da cobrança estará lá, listado na sua tela de Cobranças Automatizadas, onde você vai poder acompanhar todos os dados de cada uma e o total, agendados, atrasados, pagos, transferidos e recebidos!

Quando o cliente realizar o pagamento, a movimentação já vai constar no seu fluxo de caixa certinho.

E muitas outras funções, como pagamento por boleto, PIX ou cartão de crédito, fatura com detalhamento de itens da venda, emissão de segunda via da cobrança automática, link de pagamento para poder enviar direto e a nossa régua de cobrança automática que:

  • avisa da cobrança na data de emissão;

  • envia lembrete 1 dia antes do vencimento;

  • envia lembrete no dia do vencimento;

  • envia lembrete 5 dias após o vencimento;

  • reenvia a cobrança caso seja necessário.

Viu só o porquê a nossa funcionalidade de Cobranças Automatizadas é a melhor que tem?

É muito completa e conta com todos os detalhes que você precisa para garantir que não vai deixar passar nada na gestão financeira da sua empresa.

E vem vindo mais novidade nessa área por aí também, fica atento que só vai melhorar cada vez mais!

3 - Cobranças Automatizadas do Granatum - em tópicos de ajuda