O problema: a desorganização nas contas bancárias pode comprometer a visão financeira

As contas bancárias são a espinha dorsal da gestão financeira de qualquer empresa. Elas registram todas as entradas e saídas de recursos, como pagamentos, recebimentos, transferências e investimentos. Porém, quando essas contas não são bem gerenciadas, podem gerar uma série de problemas.

Quando há uma gestão desorganizada das contas bancárias, você pode enfrentar dificuldades em áreas críticas da gestão financeira da empresa, como:

1. Confusão no controle de saldos: Em um cenário de várias contas bancárias, cada uma com um propósito específico, como conta operacional, conta de folha de pagamento ou conta de impostos, pode ser difícil saber quanto de cada recurso está disponível. Isso pode levar a erros na hora de realizar pagamentos ou investimentos.

   
   

2. Conciliar de forma errada: Se as contas não estão bem identificadas e organizadas, você pode acabar conciliando lançamentos financeiros com a conta errada, o que resulta em relatórios financeiros imprecisos. Um pagamento realizado da conta errada pode distorcer os saldos, dificultando a análise de fluxo de caixa e comprometendo os relatórios.

   
   

3. Impacto nos relatórios financeiros: Saldos incorretos ou a existência de contas duplicadas podem gerar distorções nos relatórios financeiros, como no fluxo de caixa, no balanço patrimonial ou na demonstração de resultados. Esses relatórios são essenciais para tomar decisões estratégicas, como cortar custos ou investir em novas oportunidades.

Como resolver: a importância de manter as contas bancárias bem organizadas

A solução para esses problemas começa com uma gestão bem estruturada das contas bancárias. Ter clareza sobre cada conta e garantir que elas sejam bem definidas pode facilitar enormemente o controle financeiro da empresa.

Boas práticas para a gestão de contas bancárias na empresa

1. Defina claramente a finalidade de cada conta

   
   

   • Conta operacional: Usada para movimentações diárias, como pagamentos de fornecedores e recebimentos de clientes.

   • Conta de folha de pagamento: Separada para o pagamento dos funcionários, ajudando a isolar esse tipo de custo.

   • Conta de investimentos: Focada em recursos destinados ao crescimento da empresa, como expansão ou compras de longo prazo.

   • Conta de impostos: Uma conta exclusiva para separar recursos que serão utilizados para o pagamento de tributos.

   
   

   Definir a finalidade de cada conta vai ajudar a visualizar como os recursos estão sendo aplicados, evitando que o dinheiro de diferentes naturezas se misture e facilite a gestão de fluxo de caixa.

   
   

2. Evite contas duplicadas

   Ter mais de uma conta para a mesma finalidade pode gerar confusão e dificultar a reconciliação de saldos. Se você já possui uma conta para despesas operacionais, não crie outra sem necessidade. Se estiver em dúvida, considere renomear ou desativar a conta antiga para evitar duplicidade de dados.

   
   

3. Revise as contas periodicamente

   Ao longo do tempo, é possível que sua empresa troque de banco ou decida encerrar uma conta. Nesse caso, a revisão periódica das contas bancárias se torna essencial para evitar que contas desnecessárias ou inativas ainda apareçam nos relatórios.

   
   

   • Contas encerradas: Se uma conta foi desativada, ela ainda pode ser relevante para fins de conciliação histórica, mas deve ser removida dos filtros de contas ativas para não causar confusão.

     
     

   • Contas renomeadas: Quando uma conta muda de nome, por exemplo, uma conta de “Conta PJ Banco X” para “Banco X – Operacional”, o saldo e as conciliações podem ser mantidos sem perda de dados.

     
     

4. Nunca exclua uma conta com dados históricos

   Quando você exclui uma conta, todos os dados financeiros relacionados a ela desaparecem. Isso pode comprometer a integridade dos relatórios e dificultar a análise de dados passados. Por isso, sempre que possível, desative ou renomeie uma conta, em vez de excluí-la. Se for necessário excluir a conta, tenha certeza de que não há mais dados financeiros importantes vinculados a ela.

Como o Granatum resolve a gestão de contas bancárias

No Granatum, a gestão de contas bancárias é pensada para garantir a organização e a precisão dos dados financeiros da empresa. As funcionalidades oferecidas pela plataforma permitem que você administre suas contas com mais segurança, sem perder o controle de saldos e conciliações.

• Desativar uma conta sem perder dados: Ao desativar uma conta bancária encerrada no Granatum, a conta deixa de aparecer nos filtros e nas visualizações de contas ativas. Contudo, o histórico de conciliações e saldos permanece intacto, para garantir que você possa consultar qualquer lançamento antigo e manter a integridade dos dados financeiros. Isso evita a desorganização, mantendo a empresa com uma visão limpa e precisa de suas finanças.

  
  

• Renomear contas facilmente: Se uma conta mudar de nome, como de “Conta PJ Itaú” para “Itaú – Operacional”, o Granatum permite que você edite o nome da conta facilmente sem afetar os saldos ou as conciliações vinculadas a ela. O histórico da conta continua intacto, e você tem a liberdade de dar nomes mais descritivos às suas contas, sem se preocupar com a perda de dados financeiros.

  
  

• Evitar duplicação de contas: Quando você tem contas duplicadas, pode desativar uma delas ou renomea-la para evitar confusão. Isso é útil, especialmente quando você está fazendo uma migração de sistema ou trocando de banco. O Granatum facilita esse processo, mantendo a clareza e evitando registros duplicados em sua plataforma.

  
  

• Exclusão de contas com segurança: O Granatum permite que você exclua contas bancárias, mas com confirmação dupla, garantindo que você não remova uma conta com dados financeiros relevantes sem querer. Essa funcionalidade proporciona um nível de segurança extra para evitar perda de dados históricos.

Essas funcionalidades são essenciais para garantir que sua empresa tenha uma gestão financeira organizada e que seus relatórios reflitam com precisão os saldos e movimentações, sem perder o histórico importante.

Materiais de apoio

Como criar contas bancárias
Como editar contas bancárias
Como visualizar minhas contas
Como excluir contas
Assista ao vídeo: Como desativar ou renomear contas bancárias