O problema: quando os dados não conversam entre si

Registrar entradas e saídas é o primeiro passo de qualquer gestão financeira. Mas quando esses registros ficam apenas como uma lista solta, sem agrupamentos ou padrões, eles não dizem muita coisa.

Imagine uma empresa que anota:

• Pagamento de aluguel

• Salário da equipe

• Anúncio no Google Ads

• Venda para Cliente A

• Venda para Cliente B

• Compra de material de escritório

Essas informações até mostram movimento de dinheiro, mas não permitem responder perguntas importantes, como:

• Qual é a proporção dos gastos fixos em relação à receita?

• Estamos investindo mais em marketing este mês do que no anterior?

• Quais são nossas principais fontes de receita?

• Há custos que poderiam ser reduzidos sem comprometer o negócio?

Sem categorias, cada lançamento é apenas uma linha a mais no extrato. E o resultado é um relatório que não mostra o que realmente importa: de onde o dinheiro vem e para onde ele vai.

A solução: criar categorias para dar sentido aos números

A organização em categorias de receitas e despesas é o que transforma dados crus em informação útil. Categorizar é criar “gavetas” que agrupam informações parecidas, facilitando análises.

Como definir categorias na prática

1. Agrupar por tema

   • Exemplo: Marketing, Pessoal, Infraestrutura, Impostos.

   • Dentro de Marketing você pode abrir subcategorias como Mídia paga, Eventos e Produção de conteúdo.

   • Isso permite ver tanto o gasto total em marketing quanto o detalhamento de cada frente.

     
     

2. Separar fixos e variáveis

   • Fixos: custos que acontecem todos os meses, como aluguel, folha de pagamento, serviços de internet.

   • Variáveis: custos que mudam de acordo com o volume de atividade, como matéria-prima, comissões de vendas, transporte.

   • Essa diferenciação ajuda a calcular a margem de contribuição e entender o que realmente varia com o crescimento da empresa.

     
     

3. Diferenciar ganhos recorrentes e pontuais

   • Receitas recorrentes: contratos mensais, assinaturas, clientes fixos.

   • Receitas pontuais: um projeto avulso, uma venda única ou uma consultoria esporádica.

   • Esse olhar ajuda a prever o fluxo de caixa: receitas recorrentes garantem estabilidade, receitas pontuais trazem fôlego extra, mas não podem ser consideradas permanentes.

     
     

4. Equilíbrio entre detalhamento e clareza

   • Se houver categorias demais, os relatórios ficam confusos.

   • Se houver categorias de menos, faltam informações para tomar decisões.

   • Um bom exercício é perguntar: “Essa categoria me ajuda a tomar uma decisão?” Se a resposta for não, talvez ela não seja necessária.

     
     

5. Revisar periodicamente

   • O negócio muda, e as categorias também precisam mudar.

   • Campanhas específicas podem ser agrupadas ou desativadas no futuro.

   • O importante é manter comparabilidade histórica, sem abrir mão da organização atual.

Exemplos práticos de como as categorias ajudam

• Uma transportadora: ao categorizar Combustível, Manutenção de Frota e Pedágios dentro de Custos de Operação, consegue ver que os gastos com combustível cresceram 15% no último trimestre e pode negociar melhores contratos com postos parceiros.

  
  

• Uma agência de marketing: ao diferenciar Receita recorrente (contratos mensais) de Receita pontual (projetos avulsos), consegue prever que parte da receita já está garantida e que parte depende de novas vendas.

  
  

• Uma loja online: ao separar Marketing Digital, Taxas de Marketplace e Logística, descobre que as taxas das plataformas representam 20% da receita e pode considerar alternativas de venda direta.

Esses exemplos mostram que, mais do que organizar lançamentos, categorias geram inteligência financeira.

Como o Granatum resolve esse desafio

Fazer essa organização manualmente em uma planilha já é útil, mas pode ser trabalhoso e sujeito a erros.

O Granatum simplifica esse processo e adiciona inteligência:

• Criação em poucos cliques: em Configurações > Categorias, você pode criar novas categorias e definir se são de receita ou despesa.

  
  

• Hierarquia clara: é possível criar categorias-pai e categorias-filhas, permitindo tanto uma visão macro quanto o detalhamento.

  
  

• Renomear sem perder histórico: ao alterar o nome de uma categoria, todos os lançamentos anteriores acompanham automaticamente, mantendo a consistência.

  
  

• Ativar ou inativar: em vez de excluir, você pode desativar categorias antigas, preservando o histórico sem poluir os relatórios.

  
  

• Relatórios organizados: todas essas escolhas se refletem em relatórios mais claros, que mostram exatamente onde o dinheiro entra e sai.

Com isso, o Granatum transforma a categorização em uma ferramenta estratégica, que ajuda a empresa a enxergar oportunidades de economia, planejar investimentos e acompanhar resultados ao longo do tempo.

Para se aprofundar

Como criar categorias
Como editar categorias
Entenda a classificação de categorias (receita, despesa e mista)
Como ocultar categorias que não utilizo mais
Assista ao vídeo: Criar ou renomear categorias de receitas/despesas