O problema: o trabalho manual de lançar dados financeiros

Registrar os gastos e ganhos de forma manual pode ser uma tarefa trabalhosa e sujeita a erros. Muitas vezes, o processo envolve a entrada de dados no sistema, como a descrição, o valor e a data, o que pode levar a esquecimentos de lançamentos ou erros nos valores.

Esses erros podem comprometer a qualidade dos relatórios financeiros, impactando diretamente na tomada de decisões. Um simples erro de digitação ou o esquecimento de um lançamento pode gerar distorções no fluxo de caixa, na demonstração de resultados (DRE) e em outros relatórios financeiros essenciais.

Além disso, quando o volume de transações é grande, como no caso de empresas que realizam muitos pagamentos e recebimentos mensalmente, o trabalho manual se torna ainda mais propenso a erros. A falta de automação e a importação de dados diretos de extratos bancários podem gerar retrabalho, desorganização e uma visão imprecisa da saúde financeira da empresa.

Como a importação de arquivos OFX resolve o problema: rapidez, precisão e dados atualizados

Uma das maneiras de resolver esse problema de forma eficaz é utilizando a importação de arquivos OFX diretamente do banco. O arquivo OFX é um formato padrão de extrato bancário eletrônico, que contém todas as transações financeiras realizadas na conta, já formatadas e organizadas de acordo com os dados exigidos pelo banco.

Ao importar esse arquivo para o sistema, você evita erros como:

• Esquecimento de lançamentos: todas as transações são importadas automaticamente.

• Erros de digitação: os valores e datas já estão corretos no arquivo OFX.

• Falta de dados atualizados: a importação mantém seus dados financeiros sempre atualizados.

Como o OFX facilita a gestão financeira:

1. Importação em massa de transações
   Com a importação do arquivo OFX, você consegue importar várias transações de uma vez, sem precisar inseri-las manualmente, economizando tempo e esforço.

   
   

2. Precisão dos dados
   Como os dados já vêm diretamente do banco, a chance de cometer erros de digitação é praticamente eliminada. Além disso, a data e o valor de cada transação são automaticamente preenchidos, o que garante que todas as informações estejam corretas.

   
   

3. Atualização automática
   A importação do arquivo OFX permite que os dados sejam atualizados em tempo real, à medida que os lançamentos acontecem na conta bancária. Isso facilita o controle de fluxo de caixa e planejamento financeiro, pois você tem uma visão precisa e atualizada das movimentações financeiras da empresa.

   
   

4. Facilidade na conciliação bancária
   A importação do OFX também melhora o processo de conciliação bancária, porque as transações são automaticamente atribuídas às contas e categorias corretas. Isso simplifica a reconciliação bancária, reduzindo o tempo gasto com a conferência manual de lançamentos.

A importância de manter as informações e dados organizados

Manter informações e dados financeiros organizados é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa. Quando os dados estão desorganizados, isso pode resultar em erros operacionais, dificuldades na análise de relatórios e até em problemas fiscais. A falta de organização pode impactar diretamente a tomada de decisões estratégicas e, em casos mais graves, comprometer a credibilidade financeira da empresa.

Benefícios de manter as informações financeiras organizadas:

1. Precisão nos relatórios financeiros
   Relatórios financeiros bem organizados são essenciais para entender a saúde da empresa. Sem uma boa organização, você pode acabar com relatórios imprecisos, que não representam a realidade do negócio. A organização permite que os dados sejam apresentados de forma clara e precisa, facilitando a análise de fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstração de resultados.

   
   

2. Eficiência nas tomadas de decisão
   Quando os dados estão bem organizados, é muito mais fácil tomar decisões informadas. Por exemplo, você pode identificar rapidamente áreas com altos custos ou fontes de receita mais rentáveis, ajustando estratégias de acordo com as informações precisas que possui. A organização oferece a visibilidade necessária para otimizar recursos, reduzir desperdícios e aproveitar novas oportunidades.

   
   

3. Conformidade fiscal e regulatória
   Para garantir que a empresa cumpra todas as obrigações fiscais e regulatórias, é essencial que os dados financeiros sejam mantidos de forma organizada. Ter um controle preciso das transações, impostos pagos e despesas dedutíveis facilita o preenchimento de declarações fiscais e evita erros que possam gerar multas ou sanções. Além disso, auditorias fiscais exigem a organização dos dados financeiros, para que possam ser facilmente acessados e verificados.

   
   

4. Redução de erros e retrabalho
   A desorganização dos dados financeiros aumenta significativamente as chances de erros manuais. Esses erros podem ser simples, como inserir o valor errado, ou mais graves, como não registrar uma transação importante. Com a organização, o risco de duplicação de lançamentos ou esquecimento de entradas é drasticamente reduzido, o que melhora a qualidade dos dados financeiros.

   
   

5. Rastreabilidade e transparência
   Quando você organiza as transações financeiras com tags, categorias e relatórios bem estruturados, fica muito mais fácil rastrear a origem de cada gasto ou receita. Isso não só melhora a transparência da gestão financeira, mas também facilita a comunicação com investidores, credores ou auditores, que podem precisar acessar esses dados de forma clara e ordenada.

   
   

6. Facilidade de análise e planejamento futuro
   Uma organização financeira bem estruturada permite uma visão clara de onde a empresa está e para onde pode ir. Dados organizados proporcionam uma análise mais profunda e permitem que você crie projeções mais precisas para o futuro. Isso facilita a elaboração de planejamento orçamentário, estratégias de crescimento e monitoramento de desempenho.

Como o Granatum resolve: automatizando a conciliação bancária

No Granatum, a importação de arquivos OFX é feita de forma simples e eficiente, facilitando ainda mais o processo de conciliação bancária. Veja como o sistema resolve problemas comuns relacionados à importação de dados bancários:

1. Importação direta do arquivo OFX
   O Granatum permite a importação direta de extratos bancários em formato OFX, de forma rápida e sem erros. Você só precisa fazer o upload do arquivo e o sistema automaticamente lê os dados e os atribui às contas e categorias corretas.

   
   

2. Conciliação automática
   O Granatum vai além da simples importação de dados. Ele realiza a conciliação automática entre as transações bancárias importadas e os lançamentos registrados no sistema. Ou seja, o sistema vai verificar e, sempre que possível, associar automaticamente as transações bancárias aos lançamentos financeiros já feitos, poupando horas de trabalho manual.

   
   

3. Eliminação de duplicação de lançamentos
   No caso de transações duplicadas, especialmente se o Open Banking foi ativado ou se você está utilizando outra forma de integração bancária, o Granatum permite a eliminação de lançamentos duplicados. O sistema irá identificar e corrigir automaticamente essas duplicidades, garantindo que os dados fiquem sempre corretos.

   
   

4. Controle e personalização de lançamentos
   Após a importação, o Granatum oferece a possibilidade de editar lançamentos, adicionar ou ajustar categorias, centro de custo e outras informações. Você também pode mesclar tags, se necessário, para garantir que a categorização esteja correta e os relatórios financeiros estejam bem estruturados.

   
   

5. Relatórios precisos e atualizados
   Com as transações automaticamente importadas e conciliadas, os relatórios financeiros se tornam muito mais precisos e atualizados, oferecendo uma visão clara e confiável da saúde financeira da empresa. A conciliação bancária automática e a importação de OFX permitem que você tenha dados consistentes para análises e tomadas de decisões estratégicas.

Materiais de apoio

Como importar extrato bancário (OFX)
Como importar dados de uma planilha
Como configurar a sugestão de lançamentos existentes na importação bancária
Assista ao vídeo sobre importação de extrato OFX
Assista ao vídeo sobre como importar dados e conciliar lançamentos