O problema: a falta de organização nos dados financeiros

A gestão financeira de uma empresa envolve uma série de tarefas, como controlar entradas e saídas, analisar fluxo de caixa, alocar recursos e gerar relatórios detalhados. Porém, sem uma organização eficiente, esses dados podem se tornar um emaranhado difícil de entender. Muitas vezes, as empresas enfrentam dificuldades para ter uma visão clara e estratégica das suas finanças.

Uma das principais formas de melhorar essa organização é através das tags.

As tags são rótulos que podem ser atribuídos a lançamentos financeiros, como despesas, receitas e investimentos. Elas permitem categorizar as transações com maior detalhamento, o que facilita a rastreabilidade e a análise. Sem o uso adequado de tags, a empresa perde a capacidade de identificar padrões de gastos, controlar custos e otimizar alocação de recursos.

Exemplo de problemas que surgem na falta de uso adequado de tags:

• Relatórios imprecisos: Quando as tags não são atribuídas corretamente ou não aparecem nos relatórios, fica difícil realizar uma análise financeira precisa.

  
  

• Dificuldade na identificação de padrões de gastos: Sem uma categorização clara, é complicado ver onde os recursos estão sendo mais gastos, dificultando a tomada de decisões estratégicas.

  
  

• Falta de transparência financeira: A ausência de tags compromete a rastreabilidade e a visibilidade dos dados, tornando difícil para as partes interessadas (como gestores, contadores ou investidores) entenderem a saúde financeira da empresa.

Como as tags ajudam a resolver o problema: organização e rastreabilidade

As tags são poderosas ferramentas que permitem categorizar e organizar os lançamentos financeiros de forma muito mais detalhada. Elas são fundamentais para a organização financeira, pois ajudam a tornar os dados mais acessíveis e compreensíveis, facilitando a geração de relatórios precisos e a análise financeira aprofundada.

1. Classificação detalhada das despesas e receitas

As tags permitem que você agrupe os lançamentos em categorias mais específicas. Isso proporciona uma visão muito mais detalhada de cada área da empresa, tornando mais fácil identificar onde os recursos estão sendo mais aplicados e onde podem ser otimizados.

Exemplo:
Em vez de simplesmente usar a categoria “Marketing”, você pode criar tags como “Publicidade Digital”, “Campanhas no Google Ads”, “Eventos de Lançamento”. Dessa forma, você consegue rastrear precisamente onde está investindo em marketing e qual área está gerando maior retorno, além de permitir a análise detalhada desses gastos.

Tags também podem ser usadas para categorizar receitas, como “Vendas Recorrentes” ou “Vendas Pontuais”, facilitando o acompanhamento da receita do mês a mês, bem como o reconhecimento de padrões de crescimento.

2. Rastreabilidade de ativos e passivos

Com o uso de tags, é possível rastrear ativos (como “Investimentos em Equipamentos”) e passivos (como “Empréstimos Bancários”), garantindo que cada item seja registrado e monitorado de forma precisa. Isso melhora a transparência financeira, permitindo um controle mais eficiente de ativos e passivos no longo prazo.

Ao categorizar corretamente seus ativos fixos (como equipamentos ou imóveis) e seus passivos financeiros (como dívidas e empréstimos), você ganha uma visão mais clara do patrimônio da empresa, facilitando a gestão de fluxo de caixa e o planejamento de investimentos futuros.

3. Identificação de padrões de gastos

As tags ajudam a identificar facilmente padrões de despesas e receitas ao longo do tempo. Ao classificar os lançamentos de forma detalhada, você consegue identificar tendências e compreender como os gastos da empresa estão evoluindo.

Por exemplo, ao acompanhar uma tag como “Custos com Transporte”, você pode perceber que os custos aumentaram durante certos períodos ou para determinadas linhas de produtos, o que pode indicar a necessidade de otimização de processos ou renegociação de contratos.

Além disso, com o uso de tags, é possível comparar categorias de gasto em diferentes períodos, ajudando a entender como a empresa está respondendo às suas metas financeiras.

4. Melhoria na rastreabilidade e controle de custos

Rastrear os custos de maneira eficiente é fundamental para qualquer empresa que queira manter uma boa saúde financeira. Com o uso de tags, você consegue separar e monitorar custos fixos, variáveis e extraordinários de maneira mais eficaz.

Exemplo:
Ao atribuir a tag “Custo Fixo” a todas as despesas que ocorrem mensalmente (como aluguel, salários), e a tag “Custo Variável” para custos que podem variar (como comissões de vendas ou custos de produção), você consegue comparar as duas categorias e analisar onde pode haver ajustes sem comprometer a operação.

As tags ajudam, ainda, a garantir a conformidade fiscal, separando diferentes tipos de despesas (como despesas operacionais, tributárias e investimentos), facilitando a auditoria e o cumprimento das obrigações fiscais.

5. Tomada de decisão estratégica

Com as informações organizadas de maneira detalhada e fácil de acessar, a tomada de decisão estratégica se torna muito mais precisa. Você pode analisar os relatórios filtrados por tags e ver claramente onde é necessário cortar custos, onde os recursos estão sendo mal alocados ou onde há oportunidades de crescimento.

Além disso, as tags permitem que você projete cenários financeiros futuros com base nos padrões identificados. Por exemplo, se a tag “Investimentos em Marketing Digital” mostra um aumento constante em um período específico, você pode usar isso para prever o impacto de um aumento nos orçamentos de marketing para o próximo trimestre.

6. Apoio na conformidade e relatórios financeiros

As tags facilitam a geração de relatórios financeiros precisos, porque permitem que os lançamentos sejam agrupados de forma inteligente. Ao gerar um relatório financeiro, você pode facilmente filtrar por tags para obter insights sobre categorias específicas, como “Gastos com Marketing”, “Investimentos em Tecnologia” ou “Vendas Recorrentes”.

Esse tipo de organização também melhora a conformidade fiscal, pois permite separar as despesas de acordo com as exigências legais, garantindo que a empresa possa fornecer relatórios mais claros e completos durante auditorias e declarações fiscais.

Como o Granatum facilita a gestão de tags

No Granatum, a gestão de tags foi pensada para ser simples e eficiente.

Veja como a plataforma facilita a categorização e organização dos seus dados financeiros:

• Criação de tags personalizadas: Você pode criar tags com nomes específicos para rastrear suas despesas e receitas com mais detalhamento. Por exemplo, tags como “Publicidade Digital” ou “Consultoria Externa” ajudam a visualizar melhor os gastos da empresa.

  
  

• Atualização em lote de tags: O Granatum permite atualizar várias transações com a mesma tag de uma vez, economizando tempo e evitando a repetição manual.

  
  

• Mesclar tags: Se você tiver tags duplicadas ou com nomes semelhantes, pode facilmente mesclá-las e consolidar os dados sob uma única categoria.

  
  

• Relatórios detalhados: As tags facilitam a geração de relatórios detalhados que mostram a distribuição de gastos e rendimentos, com a possibilidade de filtrar por tag para uma visão mais profunda da saúde financeira da empresa.

Materiais de apoio

Como criar tags no Granatum
Como alterar vários lançamentos de uma vez
Assista ao vídeo sobre tags